Las 3 tareas

 

Lo que vamos a ver a continuación es:

 

1. ¿Cómo automatizar el seguimiento de la propuesta comercial enviada? Es decir, una vez que enviamos una cotización, ¿cómo se puede automatizar el seguimiento posterior?

2. ¿Cómo automatizar la carga de los contactos? Es decir, ¿cómo podemos hacer para que siempre nuestra base de datos esté actualizada?; y

3. ¿Cómo automatizar el envío de catálogo o lista de precios?

1. ¿Cómo automatizar el seguimiento de una propuesta ya enviada?

 

Para explicar esto te voy a contar un ejemplo dentro de nuestra empresa. Nosotros enviamos entre 5 y 8 propuestas comerciales todos los días. Yo en el pasado todos los días de mi vida me agendaba para a las 24 horas de haber enviado la propuesta escribirle a todos por correo electrónico o por WhatsApp para preguntarles qué les había aparecido la propuesta y si les llegó correctamente.

 

Esto era importante porque muchas personas les llega la propuesta, la ven por el teléfono, les queda como no leída y luego se les pierde. Por esto, la realidad es que hacer este seguimiento me aumentaba mucho la tasa de conversión porque le daba más robustez al proceso.

 

Problema: me insumía mucho tiempo. Además, me surgían cosas y se me acumulaba el trabajo. Me acuerdo de pensar: “tengo que escribirle a todos los de ayer y anteayer que tengo acumulado”, y se me desbordaba un poco la situación.

 

Solución: lo que hice fue implementarlo por sistema ya que, como la propuesta comercial la envío desde nuestro software, el sistema sabe que a las 24 ó 48 horas tiene que enviar un correo electrónico (como el que está aquí arriba), mediante el que le va a preguntar qué le pareció la propuesta y le va a informar que si tiene cualquier duda que se puede contactar. Además, la propuesta que le habíamos enviado va a estar debajo, de modo que la tenga a mano.

 

2. ¿Cómo automatizar la carga de prospectos o consultas que recibimos todos los días?

 

Cualquier empresa recibe potenciales clientes por correo electrónico, por la página web, y por WhatsApp. Lo importante es intentar que por lo menos el 80% de todas las consultas que recibimos se carguen de forma automática. Esto es sumamente importante por estos 2 motivos:

 

1. Base datos actualizada: cuando yo quiero hacer una acción de comunicación a toda mi base de contactos, ésta tiene que estar siempre actualizada. No puede ser que quiero hacer un envío y pienso “uy, sí, pero me falta cargar el último contacto y todos los de WhatsApp en realidad no los tengo”, y al final o no termino haciendo ninguna comunicación, o la hago a sabiendas de que le estoy comunicando al 30% de los contactos que podría estar escribiéndole.

Nuestra base de contactos es el principal capital que tiene nuestra empresa. Para poder aprovechar al máximo tiene que estar siempre actualizada y disponible en tiempo real.

 

2. Reportes: si tenemos toda nuestra base de datos actualizada y sabemos cuántos contactos nos entraron la semana pasada y el mes pasado (porque todo se carga en tiempo real por sistema), vamos a poder ver reportes de cuántas fueron las propuestas enviadas la semana pasada y el mes pasado. Si esto no ocurre y hay que construir todo de forma manual, y al final los reportes se terminan generando con suerte una vez cada tanto. 

Lo más importante que tenemos que dejar organizado es que cada vez que nos entra un contacto no tengamos que estar ingresándolo mano.

 

Sea que lo ingresemos en un sistema o en un Excel, pero que no haya que poner nombre, teléfono, correo electrónico, y copiar/pegar para cada contacto que recibimos porque si no luego se va a perder. Esto hay que eliminarlo y hay que dejarlo automatizado para que cualquier cosa que recibamos va a estar siempre bien ordenada y organizada.

 

3. ¿Cómo automatizar el envío de catálogo o lista de precios?

 

Este punto te aseguro que en tu empresa se realiza de forma manual y repetitiva muchas veces por día. Significa tomar un archivo, convertirlo a PDF, cargarlo en el correo electrónico, enviárselo a un cliente que nos solicitó la lista de precios o el catálogo.

 

Lo que tenemos que hacer es automatizarlo. Si por sistema podemos entender cuál fue la consulta que realizó el cliente, lo que hay que hacer es que directamente nuestro sistema le envíe la lista de precios solicitada o el catálogo que estaba buscando nuestro potencial cliente. 

 

Así, eliminamos ese microproceso que hacemos todos los días.

 

El objetivo es que nuestro equipo comercial le pueda dedicar tiempo a las tareas que más valor agregan. Esto es, la relación humana, hablar por teléfono, o hacer la venta de otro tipo de productos. La tarea repetitiva hay que eliminarla. 

 

Estas fueron 3 tareas que se podrían automatizar muy fácilmente en tu empresa. Te invito a  comentar qué te pareció más abajo en los comentarios.