¿Cuáles son las principales métricas para monitorear el área de ventas?

Cuando en una empresa los que venden son directamente el dueño o el gerente de ventas no hay mayores complicaciones en entender qué es lo que está pasando porque son ellos mismos los que hacen las tareas del día a día.

Cuando una empresa tiene distintas personas en el área comercial se vuelve bastante

complicado entender a ciencia cierta qué es lo que está ocurriendo y, obviamente, no vamos a estar mirando qué escribieron por WhatsApp, qué correo electrónico mandaron, a quién

llamaron, y a quién no. Eso es micromanagement.

Para entender de forma macro qué es lo que ocurre en el área comercial de nuestra empresa vamos a estar midiendo estas 4 métricas principales. Estas son:

1) Ventas efectivas.

2) Propuestas enviadas.

3) Tasa de cierre; y

4) Ticket promedio.

A continuación vamos a ver cada una en detalle y qué es importante tener en cuenta para poder medirlas. 

1) Ventas efectivas 

Esta métrica es la que la mayoría de las empresas miden todos los meses y no es ni más ni menos que la cantidad de ventas efectivamente concretadas durante el mes.

Lo que es importante tener en cuenta son dos cosas:

1. Primero hay que definir muy claramente qué significa una venta efectivamente cerrada.

¿Contabilizamos cuando la venta fue abonada (es decir, se hizo el pago), cuando se firmó un acuerdo, simplemente cuando el cliente nos confirmó “ok, quiero empezar a trabajar

con ustedes”?

Puede ser cualquiera de estas opciones pero tiene que estar claramente definido entre todo el equipo.

2. Lo segundo que es sumamente importante entender es que cuando monitoreamos esta métrica estamos midiendo una métrica del pasado. No nos indica qué es lo que va a ocurrir en el futuro. Son las consecuencias de muchas cosas que generamos en el pasado.

Ahora bien, si queremos hacer una proyección, tratar entender qué es lo que va a

ocurrir en el área de ventas en los próximos meses vamos a tener que mirar otro tipo de métricas como las que siguen. 

2) Cantidad de propuestas enviadas

Esto no es ni más ni menos que la cantidad de cotizaciones, presupuestos, propuestas comerciales que envió nuestro equipo durante todo el mes.

¿Por qué es muy importante seguir de cerca este número? Porque es el que mayor predicción de lo que va a ocurrir en los próximos meses nos va a estar dando.

Por ejemplo, imagínense que yo estoy monitoreando esta métrica y veo, por ejemplo, que:

– Enero: enviamos 30 cotizaciones;

– Febrero: enviamos 30 cotizaciones; 

– Marzo: enviamos 50 cotizaciones.

Esto nos va a estar indicando claramente que es probable que no en marzo pero sí

en abril o mayo que nuestras ventas subirán bastante y así podamos estar

preparados para poder tomar estos clientes nuevos que ingresan en nuestra empresa.

Ahora, en el caso contrario imaginemos que:

– Enero: enviamos 30 propuestas;

– Febrero: enviamos 30 propuestas:

– Marzo: mandamos únicamente 10 propuestas.

Si yo no estaba mirando esa métrica de repente van a disminuir considerablemente las ventas en los meses posteriores y yo probablemente no me habría dado cuenta.

3) Tasa de cierre

La tasa de cierre es la cantidad de ventas efectivas que tuve en el mes sobre la cantidad de propuestas enviadas durante el mes.

En términos concretos por ejemplo si a un vendedor mío:

– Contactos: le asigne 100 contactos para que intente venderle; y

– Ventas: generó 3 ventas.

– Tasa de cierre: significa que su tasa de cierre fue del 3%.

¿Por qué es importante seguir esta métrica?

En primer lugar, la podemos usar para monitorear la efectividad que está teniendo un vendedor comparado con otro. Si sé que un vendedor tiene una tasa de cierre del 3% pero otro tiene una tasa de cierre del 5% me van a dar ganas de asignarle más cantidad contactos al vendedor con mayor efectividad.

También podemos usar este número para poder medir la curva de aprendizaje cuando tenemos un vendedor nuevo en el equipo. Si nosotros sabemos que promedió nuestra tasa de cierre del 3%, un vendedor cuando recién ingresa al principio va a tener una tasa de cierre menor, pero a medida que vaya ganando experiencia si llega a ese 3% podemos estar tranquilos de que tiene un número por lo menos aceptable.

Otra cosa para la que se usa mucho la tasa de cierre es para medir cómo está funcionando un nuevo canal de marketing que acabamos de implementar en nuestra empresa. Por ejemplo si, nosotros veníamos vendiendo en Argentina y Chile, y empezamos a probar venderle a clientes de México, ¿cómo sabemos si ya el canal México es algo que está estabilizado? Hay que mirar la tasa de cierre.

Si en Argentina y Chile por ejemplo veníamos teniendo un 3% en cuanto México llegue a tener un 3% podemos asumir que ya está funcionando por lo menos como la media de mis otros canales.

4) Ticket promedio

Es el monto medio de facturación que estamos teniendo por cada venta unitaria que hacemos. Por ejemplo:

– USD 100: si yo en el mes cerré una venta de 100 dólares, 

– USD 200: otra de 200 dólares; 

– USD 300: otra de 300 dólares;

– USD 200: son 3 ventas u el ticket promedio de mis ventas fue de 200 dólares.

¿Por qué es tan importante monitorear este número?

Porque al estar viendo todo el tiempo esta métrica vamos a poder facturar mucho más con el mismo esfuerzo. Es decir, generando la misma cantidad de ventas o bien facturar lo mismo pero teniendo que generar muchos menos clientes por lo tanto dando mucha mejor atención a cada uno de ellos.

Lo más importante de todo esto es poder medirlo siempre en tiempo real. Es decir, el dueño o el gerente del área comercial tiene que poder entrar cuando quiera. Ya sea a un Excel o un sistema, y poder ver cómo están estos números. 

No puede ocurrir que queremos ver cómo vienen las ventas y falta agregar la última que ocurrió hace 2 días y que no está del todo actualizada la planilla.

Tenemos que poder monitorearlo siempre en tiempo real y recordemos que esto es de suma importancia para poder tener un área de ventas bien delegada donde no tengamos que estar metidos como dueños o como gerentes en el día a día haciendo micromanagement, y podamos proyectar el crecimiento de nuestra empresa.

Recuerden que lo que no se mide no se gestiona y lo que no se gestiona nunca se va a poder mejorar.

En tu empresa cuáles son las métricas de ventas que monitorean semana a semana. Te invito a comentar tu respuesta más abajo.