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4 formas de distribuir prospectos entre tus vendedores

Seguimiento de ventas

Si tienes 2 o más vendedores en tu equipo comercial, seguramente te preguntes cuál es la forma más eficiente para repartir los nuevos prospectos que van llegando.

 

¿Sabes que la metodología que uses para repartir esos prospectos pueden hacer que hasta se duplique tu tasa de cierre de ventas? Si… el efecto es mucho mayor a lo que parece ser. Distribuir prospectos no es sólo una tarea administrativa, sino una tarea súper estratégica.

 

Vamos a ver entonces cuatro formas diferentes de repartir tus prospectos para que puedas elegir la más eficiente para tu empresa.

 

Método de asignación rotativa de prospectos

En este método, si tienes 2 vendedores y llegan nuevos prospectos, se distribuirían así:

 

• Prospecto 1 → Vendedor 1
• Prospecto 2 → Vendedor 2
• Prospecto 3 → Vendedor 1
• Prospecto 4 → Vendedor 2
• Prospecto 5 → Vendedor 1

 

O sea, se asigna 1 y 1, de forma rotativa. Aquí no se clasifican los prospectos de forma inteligente, sino que se distribuye equitativamente a todos los vendedores.

 

Este método es el que en general los vendedores consideran más “justo” porque no se le da preferencia a nadie, y por otro lado, es un método súper fácil de ejecutar, porque simplemente se define una única vez y listo.

 

Puede ser un método eficiente cuando tenemos un solo tipo de cliente, o la calidad entre los diferentes prospectos es muy homogénea. Sin embargo, una de las contras es que no siempre hay un buen match entre el tipo de prospecto y el vendedor al que se lo vamos a asignar.

 

Por ejemplo, puede que nos llegue una potencial cuenta grande, y se asigne automáticamente a un vendedor Junior. O vice versa: Que llegue una cuenta chica y se le asigne al vendedor más senior. En ambos casos implicaría mucho desperdicio.

 

Entonces, al no distinguir por tipo de prospecto, se puede perder mucha eficiencia al no asignarlo al vendedor más idóneo.

 

Aquí también te dejo un link a un artículo de los tipos de vendedores que existen, y qué tipo de prospectos conviene asignarle a cada uno: “Cómo contratar un vendedor digital”

 

Método de asignación de prospectos por tamaño de cuenta

En este método, si tienes 2 vendedores y llegan nuevos prospectos, se distribuirían así:

 

• Prospecto 1 → Cuenta grande → Vendedor Senior
• Prospecto 2 → Cuenta chica → Vendedor Junior
• Prospecto 3 → Cuenta chica → Vendedor Junior
• Prospecto 4 → Cuenta chica → Vendedor Junior
• Prospecto 5 → Cuenta grande → Vendedor Senior

 

O sea, las cuentas grandes se le asignan a un vendedor Senior, y las chicas a un vendedor Junior, independientemente del orden en que lleguen las consultas.

 

Aquí usamos inteligencia para asignar prospectos. Hacemos match entre el tamaño de la cuenta y la experiencia del vendedor.

 

Más allá del match entre prospecto y vendedor, también hay que tener en cuenta que pueden existir distintos procesos de venta entre ambos grupos:

 

Cuenta grande: Procesos más largos y complejos
Cuenta chica: Procesos cortos y más automatizados.

 

Al ser procesos de venta diferentes, se puede personalizar mucho más la experiencia del prospecto en cada uno, y por lo tanto, mejorar la conversión.

 

¿Cuál es la contra? Los vendedores lo pueden considerar injusto. Pueden decir cosas como:

“¿Por qué le asignas las cuentas grandes a él y no a mi?”

Por lo tanto hay que trabajar en la gestión del equipo comercial, en el management, trabajar la meritocracia, etc. También hay que estar revisando ambos procesos y optimizándolos por separado. Esto requiere más trabajo gerencial.

 

Si bien esto puede parecer una contra, vuelve al proceso mucho más eficiente y genera rápidamente mejores resultados. Definitivamente es mejor aplicar cierta inteligencia si los distintos prospectos pueden derivar en rentabilidades muy diferentes para la empresa.

 

Método de asignación de prospectos por unidad de negocio

Con este método, si tienes 2 vendedores y llegan nuevos prospectos, se distribuirían así:

 

• Prospecto 1 → Venta por mayor → Vendedor 1
• Prospecto 2 → Venta por menor → Vendedor 2
• Prospecto 3 → Venta por mayor → Vendedor 1
• Prospecto 4 → Venta por mayor → Vendedor 1
• Prospecto 5 → Venta por menor → Vendedor 2

 

O sea, las solicitudes de compra al por mayor se le asignan a un vendedor, y las ventas por menor a otro vendedor.

 

Otra manera de hacerlo sería asignar a distintos vendedores por tipo de producto que se vende. Por ejemplo, un tipo de maquinarias se lo asigna al vendedor que es experto en esa maquinaria, y otro tipo de productos a otro vendedor que también tiene un know how muy avanzado en ellos.

 

La ventaja de este método, es que podemos formar expertos en cada unidad de negocio, por lo tanto van a saber asesorar muchísimo mejor al cliente, especialmente si son productos de alta complejidad.

 

La contra es que si se requiere mucha complejidad para asesorar a alguien sobre un producto, será muy difícil reemplazar a ese vendedor en caso que en algún momento no esté más en el rol.

 

Hay también que compararlos con otras formas de clasificación. ¿Es preferible asignar a un prospecto por tipo de producto o por tamaño de cuenta?

 

Método de asignación de prospectos por nuevo cliente o cliente actual

En este caso, voy a tener un vendedor para gestionar a nuevos prospectos y convertirlos por primera vez en cliente, y otro/s para gestionar la relación y ventas con clientes actuales.

 

Esta es de las metodologías que más me gustan, especialmente si tienes una estrategia muy activa de captación de clientes por internet, porque los procesos de venta son muy diferentes.

 

Por ejemplo, las tasas de cierre para prospectos nuevos pueden llegar a ser entre un 15% y un 20%. Sin embargo, las tasas de cierre para un cliente actual puede ser entre 50% y 80%. Cambian muchísimo, por lo tanto los procesos de venta son totalmente diferentes. Y aquí vi muchas veces cometer el error de tratar asignar prospectos nuevos a gente que ya tiene una cartera muy consolidada y el vendedor no le presta atención a los nuevos. Ellos están muy ocupados con los clientes que le compran siempre y cuando ve que le asignan 10 prospectos, y de ellos cierra una sola venta, su sensación de gestionarlos es muy negativa y les quita prioridad.

 

Este es el problema más grande que veo en la asignación de clientes: querer asignarle un volumen interesante de prospectos nuevos a vendedores que ya gestionan una cartera actual. Entonces, me parece súper importante, en caso que tengas una estrategia digital activa, separar la gestión de clientes de la gestión de prospectos.

 

Conclusiones

.Obviamente entre estas cuatro formas se pueden hacer un montón de combinaciones. Por ejemplo, puedo elegir asignar por unidad de negocio, pero cuando una cuenta es de más de 500 mil dólares se la asigno al dueño de la empresa.

 

Hay muchas combinaciones, sin embargo, yo creo que hay que elegir entre una o dos principales para el proceso de asignación.

 

En términos generales, suelo recomendar un mix entre la asignación por tamaño de cuenta y diferenciar por prospectos y por clientes. Sin embargo, obviamente, va a depender de cada industria y de cada empresa.

 

Más allá del método que elijas, lo importante es tener una estrategia definida, porque el método puede llegar a cambiar. Tú como dueño o encargado del área comercial, tienes que estar mirando estos números continuamente.

 

Por otro lado también puede ser importante entender si estos prospectos los vas a asignar de manera manual o automática. Es decir, si le van a llegar a una persona y ella los va a repartir manualmente a los vendedores, o vas a tener un sistema automatizado de asignación y gestión de ventas. Tener un sistema automatizado garantiza que los prospectos lleguen mucho más rápido a los vendedores que pasando por un filtro humano, y por otro lado, que se elimine el error humano al asignar y el tiempo de gestión que conlleva.

 

¿Tienes entonces en tu empresa una estrategia definida de asignación de clientes? ¿La miras y la modificas periódicamente?

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