Tu empresa está haciendo publicidad en internet. Te llegan consultas. Tu equipo las responde. A los interesados les envían una propuesta comercial y algunos se convierten en ventas.

En este punto la pregunta es si estamos aprovechando al máximo el esfuerzo, como también si de todos los contactos que te llegan cuántos son los que realmente se convierten en clientes, y si estamos haciendo todos los seguimientos que deberíamos a cada potencial cliente.

Nos contactan, les enviamos la propuesta comercial y después cuántos puntos de contacto tenemos con cada uno de estos potenciales clientes. De todas las tareas que hace tu equipo de ventas cuántas son repetitivas y las estamos haciendo todos los días.

¿Esto se podría automatizar?, ¿tenemos un lugar centralizado para gestionar toda nuestra base de contactos (los contactos que nos entran por correo electrónico, WhatsApp, nuestra página web)?

Clienty es un software de automatización comercial que te va a permitir gestionar el área de ventas de tu empresa en una sola plataforma.

– Carga automática de contactos.

– Seguimiento de los potenciales clientes.

– Correos masivos.

– WhatsApp.

– Automatizaciones.

– Procesos de venta.

– Reportes.

En este artículo vamos a ver los 4 puntos que puedes implementar con Clienty para llevar el área de ventas de tu empresa al próximo nivel.

1. Tener una base de datos organizada

La base de contactos de tu empresa tiene que estar siempre organizada y actualizada en tiempo real. No nos puede ocurrir que cuando queremos mandar un WhatsApp a ciertas personas o un correo masivo tengamos que buscar ciertas personas en el correo electrónico, el listado de los que participaron de un evento, o los contactos en el WhatsApp.

Todos los contactos deben estar en un mismo lugar. No nos puede ocurrir lo contrario. Para que eso no pase la solución es que por defecto toda la carga de nuestros contactos sea automática. Es decir que todas las consultas que nos entran por WhatsApp, las consultas que ingresan por correo electrónico, por la página web o por algún chat robot, se tienen que cargar de forma automatizada a una plataforma. Si hacemos esto vamos a tener la base de datos siempre disponible para hacer cualquier acción comercial que nos propongamos.

La base de contactos de tu empresa es tu principal activo y por eso hay que gestionarlo de esta manera.

2. Realizar seguimiento a tus potenciales clientes

Es de esas cosas que al principio puede ser que cuesta verlas, pero cuando uno lo implementa no puede creer que estuvo tanto tiempo sin hacerlo de esta forma. El seguimiento de potenciales clientes básicamente son todos los puntos de contacto que nuestra empresa tiene con cada una de las consultas que nos llegan.

La mayoría de las empresas lo que hacen es recibir una consulta de un potencial cliente, lo asesoran brevemente, le envían una propuesta comercial y luego no hacen más nada. Es decir, lo abandonan a ese potencial cliente.

Tenemos que entender que cada una de las personas que nos hizo una consulta no nos preguntó sólo a nosotros (sobre todo por internet), también le preguntó a alguno de nuestros competidores. Entonces como esa persona va a tardar en promedio entre 3 y 5 semanas en tomar la decisión de compra, es en ese periodo donde tenemos que estar súper activos haciendo un seguimiento de máxima calidad para que nos elijan a nosotros y no a nuestra competencia.

El tema es cómo hacemos para hacer ese seguimiento de máxima calidad con el 100% de los potenciales clientes que nos consultan. No es cuestión de tomar a nuestro equipo comercial y dibujar una línea de pasos que tiene que seguir y que tengan que estar muy activos ya que es muy difícil que eso se haga realidad (de hecho muchas empresas a lo sumo pueden responder los contactos que les llegan en el día, hay muchas empresas que inclusive están atrasadas y recién responden los contactos del día anterior o el día previo).

La única forma de tener un buen seguimiento comercial es utilizando tecnología.

Tenemos que tener diseñado un proceso que se pueda volcar a un sistema y que el sistema haga partes por su cuenta. Es decir, partes de forma automática y nos permita hacer de forma muy cómoda acciones manuales (al final te voy a mostrar el detalle cómo puedes implementar esto con Clienty en tu empresa).

3. Poder comunicarnos con nuestros clientes de manera centralizada

Poder comunicarnos de forma centralizada con toda nuestra base de contactos desde una sola plataforma. Esto es vital porque si un vendedor a ciertos clientes le escribe por WhatsApp, otro vendedor desde su teléfono, los correos masivos los envía desde otra plataforma, y las propuestas comerciales las envía por correo electrónico, no vamos a tener visibilidad de todo lo que está ocurriendo en nuestro proceso de ventas.

Entonces, si tenemos una única herramienta desde dónde enviar los seguimientos comerciales, las propuestas, los catálogos los mensajes por WhatsApp, los correos masivos, vamos a poder tener una cronología de todo lo que va pasando con cada uno de los clientes, vamos a entender cómo mejorar nuestros procesos, ver qué está haciendo el resto de nuestro equipo y así tener una comunicación efectiva con todos nuestros clientes.

Te dejo una pregunta para que te plantees en tu empresa:

¿Cuántas comunicaciones, cuántos correos electrónicos masivos realizan en tu empresa para toda su base de clientes en un mes?

Si la respuesta es menos de lo que te gustaría suele ser porque no hay una herramienta cómoda, disponible y actualizada para poder comunicarnos con toda nuestra base de contactos, y comunicarnos con nuestra base de contactos como mínimo 1 vez por mes es muy importante para poder estar activos en la cabeza de todos nuestros potenciales clientes (de todos los que alguna vez nos compraron o nos pidieron una cotización).

4. Automatizar procesos de ventas

En nuestras empresas tenemos que estar siempre buscando la productividad. Esto nos va a permitir ser más competitivos, realizar acciones de mayor calidad, poder ofrecerle mayor valor a nuestros clientes. Para lograrlo hay que usar tecnología. 

Piensa la cantidad de procesos repetitivos que hacen en tu empresa todos los días. Por ejemplo al momento de enviar un presupuesto (guardarlo en PDF, cargarlo en un correo electrónico, enviarlo a una persona que ya le envió ese presupuesto, yo o mi vendedor, luego hay que acordarse y al día siguiente escribirle un mensaje para ver qué le pareció la propuesta comercial; tener que llevar los números a un Excel para armar un reporte para poder entender un poco qué es lo que está ocurriendo; escribir WhatsApp a mano a alguien que me hizo una consulta; tener que enviarle un catálogo a una persona que me escribió por la página web simplemente pidiéndome el catálogo o la lista de precios).

Todo este tipo de acciones, todo lo que se puede automatizar, se debe automatizar.

Con todo el tiempo que ahorramos a raíz de poder estar haciendo que el sistema realice acciones que nuestro equipo de ventas hacía todos los días, nuestros vendedores van a poder estar dedicándole más tiempo a hacer las cosas que más valor agregan. Generar relaciones con clientes, hacer llamados, pensar nuevas ideas, generar comunicaciones masivas. Tenemos que lograr enfocar nuestro equipo de ventas en estas tareas.

Clienty

Si te identificaste con estos 4 puntos, te quiero contar como con Clienty podemos implementar todas estas soluciones. Ten en cuenta que esto es simple de implementar. Todos nuestros clientes lo tienen ejecutado en menos de 2 semanas. Es decir, 2 semanas atrás manejaban todo en un Excel, respondían todo en forma separada por WhatsApp, teléfono y correo electrónico. 2 semanas después tienen todo centralizado en una sola plataforma.

¿Cómo funciona Clienty?

Aquí tenemos el sistema Clienty en acción. Esta es la base de datos centralizada. Este es el principal capital que tiene en este caso mi empresa. Tengo 255 prospectos asignados a mi persona, pero si quiero ver lo que tiene todo mi equipo comercial, tengo que hacer clic en mi nombre (“Felipe Roitman”), y luego en “Todos los usuarios”

En total hay 8.768 clientes (y potenciales clientes). La base de datos está ordenada porque cada prospecto tiene su estado.

Puedo ver quién tiene la reunión agendada, a quién le he enviado una propuesta o con quién estoy coordinando una reunión, o a quién ya le he enviado una propuesta y estoy en seguimiento.

Este es el primer punto que es entender el valor que tiene una base de datos y poder tenerla ordenada, visible, disponible para hacer acciones comerciales, y etiquetada.

Cada prospecto tiene su etiqueta. Por ejemplo, de qué es. De México, Argentina, Colombia, Perú. Cuál fue la consulta que hizo.

Las etiquetas las tengo porque si quiero ver, por ejemplo, todos mis contactos de Chile, antes tenía 8.700 contactos y ahora tengo 1.500 de Chile. Entonces desde aquí voy a poder disparar acciones comerciales.

Carga automática de prospectos

Es excelente tener la base de datos centralizada en la plataforma, ordenada y etiquetada. 

¿Cómo hace el sistema para poder cargar automáticamente todos los prospectos?

La importancia de que por definición todo se carga automáticamente para que esté siempre disponible para ser utilizado.

Nuestro sistema incluye la posibilidad de crear una “landing page” que son páginas de aterrizaje para campañas de publicidad como ésta. Por ejemplo, todas las consultas que entren por el formulario de la “landing page”.

Por la página web oficial desde la parte de contacto.

Por el chat robot que es el chat que se encuentra abajo a la derecha de la página web y va respondiendo en forma automatizada y sirve para captar el contacto.

También todo lo que entre por WhatsApp se va cargar en la plataforma.

Como se ve en la captura de aquí arriba, se actualiza en tiempo real. Cómo se integra nos encargamos nosotros. Es decir, es algo que se los vamos a dar implementado.

¿Cómo el sistema sabe que el cliente es de Argentina o que el cliente quería un producto u otro? Porque nuestra tecnología se lo pregunta. Por ejemplo, cuando alguien nos dejó una consulta por WhatsApp no solo va a dejar sus datos sino además va a poner qué producto quería comprar. Entonces al seleccionar el contacto nos va a entrar con esa etiqueta, lo mismo el chat y el formulario de contacto.

Esta tecnología te hace preguntas especializadas. En nuestro caso nosotros lo que preguntamos es de qué país eres porque quiero tener mi base de datos organizada por país y por qué producto o servicio de los nuestros están interesados. Esto te lo va a preguntar tanto el chat como el WhatsApp como el formulario de contacto de la landing page.

Esto nos va a permitir tener siempre la base de datos ordenada, actualiza en tiempo real y con etiquetas. 

Anteriormente te comentaba sobre la posibilidad de poder hacer acciones masivas a 2 clics de distancia. Es decir, si tanto yo como mi equipo comercial queremos comunicarnos con todos los clientes que tengan cierta característica, en mi caso, por ejemplo, usamos los países pero podría usar todos los clientes que sean de un comercio, o todos los clientes que sean de una empresa grande, según las etiquetas que vayas a usar.

Nosotros te ayudamos a configurarlo a medida de tu empresa. Si quieres, por ejemplo, escribirle un WhatsApp a Fernando para confirmar el llamado que tienes hoy a la tarde, seleccionas a Fernando, seleccionas un mensaje preestablecido (lo cual te hará ahorrar  mucho tiempo), y el sistema te autocompleta el mensaje, luego hay que hacer clic y lo vas a estar contactando directo por WhatsApp.

Por otro lado, si quieres enviarle un correo a todos los clientes de, por ejemplo, Perú, con 2 clics seleccionas todos los clientes les puedo enviar un correo prearmado que le va a llegar personalizado a cada persona.

Es tan cómoda la posibilidad de poder comunicarnos con nuestra base de datos ya sea por WhatsApp, correos masivos o correos individuales que nos va a dar ganas de hacer acciones, de comunicarnos, de enviar ofertas, lanzamientos, mostrar nuevos productos, pedir feedback a todos nuestros clientes porque está todo ordenado, cargado, etiquetado, siempre disponible y puedo hacer todo con 2 clics. 

Con las automatizaciones puedo dejar programadas ciertas reglas que se cumplan, por ejemplo, cuando ingresa un cliente mayorista, para cuando ingresa un cliente minorista, para cuando ingresa un cliente de Chile o que preguntaba por tal servicio o tal producto.

Aquí nosotros vamos a poder definir, por ejemplo, que a todos los clientes de un tipo que tienen una etiqueta en particular, que a los 3 días se les envíe tal correo. Por ejemplo mostrándole toda la gama de productos, a los 6 días se les envía otro correo, a los 10 días otro correo.

Vamos a poder configurar, por ejemplo, cuando un cliente entra con cierto estado que automáticamente le envíe a los tantos días un correo determinado. Va a permitir programar automatizaciones para empezar a definir procesos comerciales para nuestra empresa y quitarle tareas operativas a nuestro equipo comercial.

Al hacer todo este tipo de acciones lo interesante que va a estar ocurriendo es que cada prospecto de todos los que recibimos (sean 10, 30, 50, 1.000 ó más), van a estar teniendo muchos puntos de contacto en lo que dure su periodo de decisión de compra.

Aquí te muestro un ejemplo de la cantidad de veces que nos vamos relacionando y cómo se puede visualizar eso en el sistema con cualquiera de los prospectos con los que nos estamos relacionando.

Por ejemplo, en la plantilla de este cliente tengo toda la información y voy a ver la línea del tiempo. Aquí vamos a ir abajo de todo y sobre esta persona que se contactó el 30 de septiembre de 2020 (hace bastante tiempo), se verá la cantidad de contactos que tuvimos.

Primero se carga automáticamente el contacto, se le cargan automáticamente las etiquetas, luego se le envía una propuesta comercial (si hago clic sobre ella el sistema me permite verla), también un cambio de estado automático porque como le envié la propuesta el sistema automáticamente le cambia el estado a lo que sería “en seguimiento”. También se muestra cómo automáticamente sale un correo. Puedo ir viendo los WhatsApp que le envié. Hay una gran cantidad de puntos de seguimiento que fuimos teniendo durante varios meses.

Esto que te muestro son todas las acciones de seguimiento que nos permite hacer un sistema en el que estamos cómodos, en el que tenemos toda la base de datos organizada y actualizada que puede mandar acciones con 2 clics.

Lo que va a permitir es que 100% de nuestros clientes tengan muchos puntos de seguimiento y eso impacta en las ventas porque la atención que van a estar recibiendo va a ser superior a la de sus competidores.

Agenda un llamando con CLIENTY.CO

Este fue un breve repaso de las posibilidades que brinda Clienty para ti y de las cosas que para mí están muy buenas implementar para llevar a nuestra empresa al siguiente nivel en ventas digitales.

Si quieres agendar una llamada con nosotros lo puedes hacer desde aquí. Elige un horario y nos puedes contar cómo son tus procesos de ventas y nosotros mostrarles el sistema para ver si podemos trabajar en conjunto.