¿Sientes que el área comercial de tu empresa trabaja de forma poco planificada, con un gran número de urgencias e interrupciones como regla (y no como excepción), y que al final del día no se llegan a hacer las cosas importantes que agregan más valor a tus clientes?

En este artículo te proponemos la metodología que debería permitir duplicar la productividad de tu equipo comercial simplemente cambiando la forma en que se  organizan los horarios y el calendario de tus vendedores.

Nuestra experiencia

En nuestra empresa, los vendedores trabajaban 9 horas por día y siempre tenían tareas para hacer. Hace varios años nos ocurría que no encontrábamos la forma de lograr que nuestro equipo comercial pueda rendir mejor, que se pueda organizar y planificar las tareas más importantes.

¿Qué es lo que ocurría?

Llegaban a la mañana y tenían:

1) 20 tareas vencidas del día anterior;

2) Planificadas 2 reuniones pero cuando recibían un llamado de un cliente muy interesado en contratar se interrumpía lo que estaban haciendo; y

3) Que redactar una propuesta comercial pero cuando recibían un mensaje de WhatsApp se interrumpió la redacción de la propuesta.

Entre tantas tareas y distracciones al final quedaba todo desordenado. Quedaban 30 tareas vencidas para el día posterior (ya que se acumulaban). 

Durante un largo período de tiempo no encontramos la forma de solucionar este problema. Luego nos dimos cuenta que lo que hay que hacer es definir:

1) la forma de trabajo; y

2) los horarios y el calendario, para así poder organizarnos en un trabajo por bloques. 

En base a nuestra experiencia desarrollamos la metodología de trabajo por bloques que te compartimos a continuación para que tu la puedas implementar en tu empresa.

Metodología de trabajo por bloques

La metodología la debe definir el dueño de la empresa o el gerente comercial e implementarla y ofrecerla a los vendedores como una solución que los ayudará a mejorar la productividad y, probablemente como consecuencia de ello, a vender más. Es decir, que los vendedores sigan horarios determinados o determinados espacios de trabajos ya definidos, y que todo el equipo (en caso de que tengas varios vendedores dentro de tu empresa), se manejen de la misma forma.

Para empezar a diagramar la metodología debes realizar tres cosas:

1) Una lista de todas las tareas que hace tu equipo comercial;

2) Analizar qué horarios son ideales para hacer esas tareas y qué frecuencia tienen en la semana; y

3) Agregar en un calendario la información obtenida, en bloques definidos en el tiempo y que no haya manera de romperlos. 

Por ejemplo, si tienes un bloque de seguimiento de propuestas que enviaste la semana pasada y alguien quiere tener una reunión contigo, no la deberías tener en ese momento, y la deberás programar para la tarde. 

Cómo implementarla paso a paso

Paso 1: listar todas las tareas comerciales

En primer lugar tienes que hacer una lista de cuáles son las tareas que hace tu equipo comercial en el día a día o semana a semana.

En el caso de nuestra empresa, por ejemplo, nuestro equipo lo que hace es: 

1) Planificación;

2) Reuniones con potenciales clientes que están interesados;

3) Preparar propuestas (los presupuestos a los clientes interesados);y  

4) Hacer seguimiento de ventas.

En nuestro caso las tareas son 4. Te invito a que analices tu empresa y listes las tareas que hace tu equipo comercial (ten en consideración que en general no son muchas), e intenta establecer la prioridad e importancia que tiene cada una. Asimismo, analiza si actualmente en tu empresa cada una de las tareas tiene la importancia que se merecen.

Paso 2: definir la frecuencia y los horarios para las tareas

Una vez que tengas el listado de las tareas que debería realizar tu equipo comercial, lo que debes definir es qué frecuencia tienen en la semana y si es ideal hacerlo en cierto momento puntual de la semana.

Por ejemplo, nosotros la planificación la hacemos el lunes a primera hora de la mañana para tener organizada toda la semana. A continuación hacemos el seguimiento comercial, por lo general, entre las 10 y 11 de la mañana porque es en el horario en que los clientes o potenciales clientes suelen estar activos y listos para respondernos (si lo hacemos a las 6 de la tarde probablemente no los encontremos).

Por su parte debes definir la frecuencia. En nuestro caso el seguimiento lo hacemos dos veces por semana entre las 10 y 11 de la mañana.

Para las reuniones comerciales tenemos toda la tarde bloques disponibles. 

Es fundamental que definas toda la lista de tareas, qué frecuencia y en qué momentos son ideales para llevarlas a cabo.

Paso 3: agendar las tareas en un calendario

Por último, una vez que tengas el listado de todas las tareas que hace tu equipo comercial, la frecuencia y en qué momento sería ideal realizarlas, debes definir los bloques de tiempo en un calendario donde hay que hacer cada una de las tareas.

Por ejemplo, los lunes a la mañana planificación (y solo se hace planificación). Si recibes un mensaje de WhatsApp se responde una vez que hayas solucionado la planificación.

Luego los bloques de seguimiento. Hay dos momentos en la semana, de una hora para seguimiento, en los que sí o sí hay que hacer seguimiento y no se puede interrumpir por ningún otro motivo.

Si quieres tener reuniones con clientes hay bloques disponibles durante todos los días por la tarde (aunque no es obligatorio que tengas que utilizarlos).

Las propuestas se redactan siempre a última hora del día (todos los días). Lo que debes hacer es tener un lugar donde es bien visible, tangible y lo entiende todo nuestro equipo como si fuera un idioma de comunicación único. Sabemos que estos temas son importantes como dueños o gerentes de un área comercial y que todo el equipo comercial las debe respetar de esta forma.

De esta manera tendrás la tranquilidad y seguridad de que, por lo menos en esta medida, tu equipo comercial tiene una forma de trabajo homogénea donde, aunque tengas cuatro vendedores con distintos estilos, todos están haciendo seguimiento, planificando, teniendo reuniones en los horarios correctos, redactando propuestas y enviándolas en menos de 24 horas. 

Gracias a esta metodología tendrás un proceso de ventas definido y homogéneo.

Ejemplo exitoso de planificación

Hace unos meses estaba hablando con uno de nuestros clientes y me comentó algo que realmente me generó mucho impacto. Esta empresa tiene un equipo comercial de 9 personas y me dijo que hay una vendedora que genera el 60% de la facturación.

Sorprendido, le pregunté por esta persona:

“¿Por qué?, ¿Qué es lo que hace?, ¿Es la más simpática?, ¿Es la más agresiva?”

Me respondió:

“No, tiene una característica de personalidad que la distinga del resto. Es la única que planifica, y ya tiene definido qué es lo que va a hacer la semana que viene”

Pensar que un vendedor puede generar el 60% de la facturación solamente por ser organizado, ordenado, y planificar, te da la pauta de qué pasaría si tu logras que todo tu equipo comercial trabaje de esa forma. Por eso, este método de trabajo por bloques es tan pero tan importante.

Comentario final

Lo que terminamos aprendiendo es que hace varios años un vendedor nuestro podía manejar máximo 30 prospectos (clientes potenciales), por mes. Es decir, podía tener 30 reuniones con nuevos potenciales clientes, gestionarlos y enviar las propuestas.

Saber que logramos casi duplicar su productividad (ahora un vendedor nuestro puede manejar 50 reuniones por mes), simplemente cambiando la organización, mejorando la planificación, definiendo qué cosas son importantes y calendarizándolas, me parece una conclusión súper poderosa y me gustaría que todas las empresas lo puedan implementar.

Invitación

Me gustaría ayudarte en forma personalizada. Por ello, te invito a que me cuentes en los comentarios de aquí abajo cómo gestionan su tiempo tus vendedores para que pueda ayudarte a duplicar su productividad.

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